Kemajuan teknologi informasi merupakan keniscayaan zaman dari masa ke masa. Hampir seluruh perusahaan maupun instansi pemerintah berlomba-lomba memanfaatkan kemajuan teknologi informasi. Salah satunya adalah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC), Instansi pemerintah yang berada di bawah Kementerian Keuangan (Kemenkeu). Tuntutan pelayanan agar lebih efektif dan efisien, optimalisasi pemanfaatan infrastruktur DJBC, penghematan APBN juga melatarbelakangi DJBC untuk menerapkan sistem Pertukaran Data Elektronik (PDE) Internet. PDE Internet merupakan media penyampaian terbaru yang dapat digunakan oleh para stakeholders (pengusaha importir / eksportir) untuk mengajukan Pemberitahuan Pebean berupa Pemberitahuan Impor Barang (PIB) maupun Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) kepada Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai (KPPBC).
Sejarah mencatat, Pemberitahuan Pabean yang disampaikan oleh para stakeholders sebelum menggunakan PDE Internet pernah menggunakan Sistem Manual, Sistem Disket dan Sistem PDE (Modul). Pada sistem manual, proses pelayanan kepada perusahaan dilakukan secara manual, tanpa menggunakan perangkat komputer. Pengusaha membuat dokumen Pemberitahuan Pabean, mencetak, dan membawa ke Kantor Bea Cukai. Petugas Bea Cukai menerima dokumen, melakukan pemeriksaan, dan memberikan nomor (dari buku bambu) secara langsung. Nomor tersebut dikenal dengan istilah PPUD (Pemberitahuan Pabean Untuk Dipakai). Data pada saat itu tidak disimpan ke dalam komputer Bea Cukai. Hal ini dipaparkan oleh Adi Fitrato; Pegawai Kantor Bea Cukai Jakarta; yang menjadi salah satu pelaku sejarah perkembangan komputerisasi di Bea dan Cukai, menuturkan pengalamannya kepada penulis. Beliau yang telah menjadi pegawai Bea Cukai sejak tahun 1988, mengungkapkan bagaimana perkembangan komputerisasi Bea Cukai pada saat itu.
Sebelum tahun 1990, sudah terdapat komputer di beberapa kantor Bea Cukai, namun sebatas untuk pengetikan atau proses administrasi biasa. Komputerisasi atas pelayanan impor di Bea Cukai dimulai pada tahun 1990, dengan diimplementasikannya CFRS (Customs Fast Release System) yang dikembangkan menggunakan software DBASE3+ pada PC (Personal Computer) dan COBOL pada server. Sistem tersebut masih merupakan sistem internal di Bea Cukai. Dokumen impor pada sistem itu berupa PIUD (Pemberitahuan Impor Untuk Dipakai) yang dibuat secara manual oleh importir dengan formulir yang diketik menggunakan mesin ketik manual atau menggunakan komputer. PIUD diajukan secara manual ke Bea Cukai berupa hardcopy oleh importir, lalu diinput ulang oleh petugas perekam di bagian Pendok (Penerimaan Dokumen) dan dilakukan validasi oleh validator sebelum masuk dalam proses layanan. Proses penjaluran dilakukan semi manual yang dilakukan oleh petugas berdasarkan data profil yang disediakan oleh sistem.
Pada tahun 1995, aplikasi CFRS disempurnakan dengan membuat modul importir berupa program aplikasi. Program aplikasi tersebut membuat dokumen PIB (Pemberitahuan Impor Barang, nama baru pengganti PIUD). Data pada dokumen PIB yang diinput oleh importir dapat ditransfer ke disket, lalu datanya dapat langsung di-load ke dalam sistem CFRS agar tidak perlu diinput ulang. Sistem CFRS menghilangkan fungsi perekaman sebagai input sumber data menjadi proses loading dari disket. Pemrosesan data dalam CFRS saat itu relatif sama, namun ada beberapa proses yang lebih diotomasikan, seperti penjaluran terhadap dokumen impor yang sudah dibuat profil terhadap beberapa parameter data misalnya importir, komoditi, pemasok dan negara asal. Proses penggunaan disket sebagai media transfer data PIB dari importir ke Bea Cukai cukup efektif dan efisien dalam mempercepat proses pelayanan karena banyak hal yang dapat dipangkas, baik waktu, tenaga dan biaya.
Sistem PDE (Modul EDI)
Setelah menggunakan disket, pada tahun 1997 DJBC menerapkan pelayanan menggunakan sistem Pertukaran Data Elektronik (PDE). Sistem ini menggantikan atau melengkapi sistem disket di beberapa Kantor yang sebelumnya telah digunakan. Pada tahap ini ada 2 versi untuk modul PIB, yaitu versi disket dan versi elektronik / EDI (Electronic Data Interchange). PDE Modul pertama kali diterapkan dengan sistem PDE-VSAT atau dikenal dengan menggunakan satelit. Kemudian berkembang menjadi sistem PDE-MPLS Telkom sejak tahun 2005 hingga sekarang. Untuk menjalankan sistem tersebut, para stakeholders harus memiliki Modul Perusahaan, Software Enabler, Modem dan Line telepon. Software Enabler berfungsi untuk melakukan perubahan data dalam format enskripsi Edifact dan dikomunikasikan menggunakan media komunikasi (modem). Sistem ini merupakan sistem paling maju dalam layanan pemerintah pada saat itu.
Kondisi pengajuan dokumen menggunakan PDE (Modul EDI) berkembang sampai saat ini. Kondisi tersebut mengakibatkan pengajuan dokumen secara online meminimalkan tatap muka antara pengguna jasa dengan petugas untuk mengurangi potensi KKN (Korupsi Kolusi dan Nepotisme) dan memberikan kemudahan control pada kedua belah pihak. Sistem PDE (Modul EDI) juga memberikan koneksi dengan lembaga/instansi lain yang berkaitan dengan perizinan Impor-Ekspor. Namun disisi lain, Sistem PDE (Modul EDI) mengakibatkan pengajuan dokumen dengan provider dan dokumen tersimpan di dalam server provider. Hal ini menimbulkan biaya bagi pemerintah dan pengguna jasa (stakeholders). Sistem PDE (Modul EDI) juga mengakibatkan translasi dokumen dilakukan beberapa kali (dari client) , sehingga untuk data yang banyak membutuhkan waktu yang lebih lama.
Karena beberapa alasan tersebut, Bea Cukai meningkatkan pelayanan Sistem PDE menjadi lebih baik yaitu dengan terbentuknya Sistem PDE Internet. Terdapat beberapa faktor pendukung penerapan sistem PDE Internet, seperti tidak ada perubahan prosedur (tata cara pengisian dan operasional program aplikasi dari modul perusahaan maupun inhouse aplikasi pelayanan kepabeanan). Pada sistem PDE Internet, dokumen PIB dan PEB sudah terintegrasi dengan sistem INSW (Indonesia National Single Windows); terkoneksi dengan lembaga/instansi lain; sama seperti PDE provider (Modul). Pengiriman dokumen PIB/ PEB memungkinkan ke seluruh Kantor Bea Cukai di Indonesia karena Sistem Customs and Excise Information System and Automation (CEISA) ; nama untuk sistem informasi dan otomasi di Bea Cukai saat ini; telah tersentralisasi. Dan juga telah terdapat Fitur Tracking mandiri pada Portal Pengguna Jasa
Dengan penerapan PDE Internet diharapkan pengajuan dokumen secara PDE tidak tergantung pada provider tertentu (memanfaatkan koneksi Internet). Kedua, para stakeholders tidak harus datang ke Kantor Bea Cukai kecuali jika ada pemeriksaan fisik dan penyerahan hardcopy. Ketiga, menghemat waktu, tenaga dan biaya. Dan terakhir, para stakeholders dapat melakukan submit dokumen dan mencetak respon secara mandiri.
Penerapan PDE Internet pada DJBC juga berdampak pada penghematan anggaran pengeluaran (APBN) mencapai 100 milyar pertahunnya. Sebelum tanggal 01 Januari 2019, DJBC berkomitmen PDE Internet telah berjalan 100 persen pada seluruh KPPBC. Namun Direktur Jenderal Bea dan Cukai, Heru Pambudi, menegaskan tanggal 15 Desember 2018 agar seluruh Kantor Bea Cukai telah menerapkan Sistem PDE Internet. Hal ini diungkapkan oleh Mochamad Agus Rofiudin selaku Direktur Informasi Kepabeanan dan Cukai (IKC) Kantor Pusat DJBC pada acara Sosialisasi Koordinasi dan Evaluasi Implementasi PDE Internet PIB dan PEB di Kantor Pusat DJBC – Rawamangun, 22 November 2018 lalu.
Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) memiliki salah satu fungsi utama sebagai Revenue Collector (Pemasukan Kas Negara). Penerapan PDE Internet tersebut selain meningkatkan pelayanan pada para pengguna jasa kepabeanan / pengusaha (stakeholders) dalam melakukan kegiatan impor maupun ekspor juga menjadi prestasi tersendiri dalam sisi pengeluaran negara (Belanja APBN).
Oleh : Gandri Narandu
Pegawai Ditjen Bea dan Cukai Kementerian Keuangan
